Na samym początku warto wyjaśnić dwa różne pojęcia: odzież ochronna i odzież robocza. Pojecie “odzież ochronna” oznacza odzież, która zakrywa lub zastępuje odzież osobistą i chroni pracownika przed zagrożeniami mechanicznymi, chemicznymi, termicznymi oraz przed czynnikami atmosferycznymi. Powinna ona chronić pracownika przed tymi czynnikami podczas wykonywania pracy. Z kolei “odzieżą roboczą” nazywamy odzież przeznaczoną do pracy, podczas której występuje mocne brudzenie substancjami nieszkodliwymi dla zdrowia, działają czynniki powodujące szybsze niszczenie odzieży lub produkt wymaga specjalnej czystości wykonania.
Kodeks pracy (art. 2377 § 1) reguluje przepisami obowiązek zapewnienia pracownikom odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymogi Polskich Norm, jeżeli:
odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu albo znacznemu zabrudzeniu lub
ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Powyższe przepisy nie wskazują konkretnych stanowisk czy rodzajów pracy, jednak najważniejsze są warunki, w jakich odbywa się jej wykonywanie. Pracodawca powinien w regulaminie wewnątrzzakładowym określić zasady wyposażenia pracowników w odzież i obuwie robocze.
Pracodawca w porozumieniu z pracownikami może określić stanowiska pracy w zakładzie, na których dozwolone jest używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy. Jednak używanie własnej odzieży jest zabronione w przypadku:
stanowisk, na których wykonywana jest praca związana z bezpośrednią obsługą maszyn i urządzeń technicznych oraz
wykonywania prac powodujących intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.
Kodeks pracy pomimo tego, że dopuszcza możliwość używania przez pracownika własnej odzieży i obuwia roboczego, jednocześnie zobowiązuje pracodawcę do wypłacenia ekwiwalentu dla pracownika za zniszczoną odzież. Tym samym zostaje on zwolniony z obowiązku wydania pracownikowi odzieży roboczej w naturze. Jednak jest to możliwe tylko w sytuacji, kiedy zostaną spełnione dwa warunki:
pracodawca określił w zakładowym akcie konkretyzującym przydzielanie pracownikom odzieży i obuwia roboczego stanowiska pracy, na których jest dopuszczalne używanie przez pracowników własnej odzieży i obuwia roboczego, zainteresowany pracownik wyraża zgodę na używanie własnej odzieży i obuwia roboczego w zamian za ekwiwalent pieniężny.